Wat kun je als leidinggevende doen om werkverzuim te voorkomen?

Werkverzuim is een groot probleem dat niet alleen direct van invloed is op de medewerker en leidinggevende, maar op het hele team en soms ook de structuur binnen een organisatie. We hebben het hier niet over een paar dagen ziek thuis met een griep maar over langdurig verzuim.

Werk gerelateerd verzuim is eigenlijk een mooiere term voor te veel hooi op je vork nemen, te veel stress en werkdruk ervaren en te weinig communicatie binnen het team. Hier kun jij als leidinggevende een hoop in betekenen. Door zelf met je medewerkers in gesprek te gaan. Niet afwachten tot er een klacht is ontstaan, of wanneer iemand steken laat vallen. Of nog erger, wanneer iemand al ziek thuis zit en een moeizaam herstelproces in moet gaan.

Wat gebeurt er met een zieke medewerker?


Wat komt er eigenlijk bij kijken wanneer iemand ziek thuis komt te zitten? Wat doet werk gerelateerd verzuim met de medewerker zelf?

Bij veel medewerkers zit er een schuldgevoel of zelfs schaamte op het verzuim. Dat is niet altijd direct merkbaar, omdat de medewerker ook fysieke klachten heeft, zoals zware oververmoeidheid of pijnklachten. Dan lijkt het in eerste instantie of iemand een zware griep te pakken heeft, maar na enkele weken volgt dan toch de uitslag, meestal via de huisarts en Arbo arts dat iemand met burn-out klachten thuis zit. De leidinggevende zag dit lang niet altijd aankomen en moet dan direct aan de slag met een noodplan voor de rest van het team.

Voor de zieke medewerker geldt dat hij of zij een langzaam proces door moet om te herstellen. Daar staat minimaal 8 weken hersteltijd voor. Bij terugkeer naar het werk, kan die medewerker niet direct weer volledig zijn of haar taken oppakken. Ook dit kan leiden tot stress klachten, angst om zijn of haar baan te verliezen, schuldgevoel naar collega’s en een gevoel van falen bij de medewerker zelf.

Wat kun je als leidinggevende doen?

Als leidinggevende kun je preventieve maatregelen treffen. Hiermee kun je zowel je team in balans houden, als ook voorkomen dat een medewerker een langdurig en moeizaam pad in moet slaan om er weer bovenop te komen. Zo’n traject is voor alle partijen een zware tijd, met onder andere het bijhouden van verzuim, gesprekken voeren over hoe het nu gaat en een re-integratie traject volgen. Dit zijn energievreters voor alle partijen.

Door eerder in gesprek te gaan met het team en door regelmatig in te checken bij individuele medewerkers kun je veel voorkomen. Zo kun je iemand een paar dagen verlof aanbieden wanneer zij oververmoeid raakt. Ook kun je met het hele team regels afspreken over hoe er omgegaan wordt met het wisselen van een dienst of hoeveel collega’s er aanwezig moeten zijn, ook tijdens de vakantieperiode.

Met een goed Plan van Aanpak kan hier zowel in de preventie aan gewerkt worden als ook bij uitval van een medewerker. Zo is het eerder duidelijk welke stappen je als leidinggevende mag zetten om iemand weer terug aan boord in het team te krijgen.

Problemen vanuit de privésfeer meenemen naar het werk

Tijdens een scheiding, na het overlijden van een dierbare of wanneer iemand financiële problemen ervaart is het belangrijk om deze medewerker de ruimte te geven om hierover te praten. Deze persoon neemt de stress, de emoties en mogelijke angst mee naar de werkvloer.

Het kan als een afleiding voelen om je dan op het werk te storten, maar het kan ook teveel energie kosten. Een leidinggevende die meedenkt over oplossingen, zorgt ervoor dat de collega de ruimte ervaart om door een moeilijke tijd of een rouwproces heen te gaan. Dat verlaagt de kans op gevoelens van hoge werkdruk gevolgd door uitval. Zo is deze medewerker mogelijk gedurende een bepaalde periode minder inzetbaar, maar valt hij of zij niet langdurig volledig uit.

Aandacht en oprechte interesse

Maak duidelijk aan je team dat medewerkers altijd bij je terecht kunnen met vragen of om iets te delen waar zij mee zitten. Luister oprecht en denk mee, investeer in een open werkrelatie zodat stressklachten en spanningen eerder besproken kunnen worden. Hiermee voorkom je voor jezelf als leidinggevende maar ook voor je team van hardwerkende collega’s een hoop ellende. Zo kan de focus blijven liggen op een gezonde werksfeer waarin de mensen zich gehoord voelen en op elkaar kunnen vertrouwen.

Preventieve aanpak of Plan van Aanpak bespreken


Wil je preventieve maatregelen kunnen treffen die jouw medewerkers helpen om met plezier aan het werk te blijven? Wil je aan de slag met een concreet plan van aanpak dat aansluit bij jouw team? Neem vrijblijvend contact met mij op om te spreken over een coaching traject of groepstraining, waarin deze onderwerpen en meer behandeld worden. Met een helder plan en duidelijke communicatie ontstaat er een positieve werksfeer, ook bij jou in het team.