Prioriteiten stellen: Wat is nu echt belangrijk voor mij?

Eén van de moeilijkste dingen om te doen in een drukke baan is prioriteiten stellen en je hier ook aan houden. Je hebt verschillende taken waar je verantwoordelijk voor bent, maar ook collega’s die met vragen of problemen bij je komen. Wanneer je zelf iemand bent die snel “Ja, dat doe ik wel,” roept, ben je altijd de eerste bij wie men aanklopt.

Wat is nu echt belangrijk?

In gesprek met een drukke leidinggevende die snel de klussen en taken op zich nam die eigenlijk bij haar teamleden lagen, vroeg ik haar of zij zichzelf wel eens de vraag stelt: Wat is nu echt belangrijk voor mij?

We hebben samen een oefening ingevuld aan de hand van de Eisenhower Matrix [hier plaatje invoegen van Matrix]. Het kan je helpen om te zien waar nu je aandacht naartoe gaat. Zijn dat de taken die echt nu moeten gebeuren?

Een korte toelichting op de matrix

  1. Nu Doen

Onder het kopje ‘belangrijk’  en ‘urgent’  vinden we de taken die echt nu moeten gebeuren. Denk aan een taak met een deadline of een crisis. Dan is er geen uitstel mogelijk.

  • Later Doen

Wel belangrijk maar niet urgent zijn de taken die je nu kunt inplannen voor een later moment. Zoals het voorbereiden van een gesprek, het uitwerken van een verslag of het maken van de planning.

  • Delegeren

Er zijn taken binnen een team die nu moeten gebeuren maar waarvoor iemand is aangesteld, deze taak ligt bij die persoon. Bijvoorbeeld routinematige taken zoals het invoeren van gegevens, uren of financiën. Maar ook het bijhouden van je email inbox kun je delegeren om zo tijd vrij te maken voor belangrijke zaken.

  • Afstoten

Dit is soms een pijnlijke keuze, omdat afleiding bestaat om ons even een ontsnapping te gunnen van de taken die nu prioriteit hebben. Denk aan het checken van je SPAM inbox op belangrijke mails die zijn blijven hangen. Of een CC lezen waarvan je al weet dat er geen actie uitkomt voor jou. Probeer deze taken echt niet meer te doen, dat levert tijd op en energie.

Mijn taken in de matrix

Vul deze matrix in voor je eigen taken, dan kun je ook beoordelen hoeveel tijd je kwijt bent aan zaken die je eigenlijk beter kunt delegeren aan iemand anders of helemaal af kunt stoten. Voor iedereen is de invulling van de matrix anders, maar er zijn overeenkomsten waarbij ik kan helpen. Door van een afstandje te kijken naar het totale pakket aan taken en verantwoordelijkheden krijg je inzicht in waar je nu onnodig tijd aan besteedt.

De matrix Invullen voor de taken van je team

Wanneer je als leidinggevende voor je team deze matrix wil invullen is het goed om dit samen met de collega’s te doen. Om een inzicht echt te laten blijven hangen is het beter om zelf tot dit inzicht te komen. Wanneer een prioriteit wordt opgelegd is het soms lastiger om hierop te focussen. Leg uit waarom bepaalde zaken prioriteit hebben en overleg met elkaar hoe en wie de taken oppakt.

Heb je zelf de neiging om taken van anderen over te nemen? Vul dit ook in de matrix in. Wie weet kom je erachter dat jij het misschien op jouw manier beter doet, maar dat je de taak beter kunt delegeren – in dit geval bij de probleemeigenaar laten. Door je prioriteiten goed in beeld te brengen en jezelf hierin te oefenen krijg je meer rust en ontstaat dit ook om je heen.

Is dit nog een lastige uitdaging voor jou en je team? Neem vrijblijvend contact met mij op, voor een kennismaking dan bespreken we de prioriteiten op de werkvloer bij jouw eigen team.