Is jouw team klaar voor de zomervakantie?

De zomervakantie komt eraan, in heel Nederland sluiten de scholen voor 6 weken en dit betekent dat ook de ouders een aantal van deze weken vrij willen nemen. Lekker naar de camping of op vakantie naar een verre bestemming. Kortom, teamleden in jouw team kunnen twee of drie weken niet aan het werk zijn en vakantie nemen. Maar het werk gaat gewoon door.

Hoe zorg je met goede communicatie en een heldere team planning dat iedereen op vakantie kan gaan zonder dat de patiënt hiervan de dupe wordt? Je kunt de zorg niet een weekje dicht gooien of afschalen tijdens de zomervakantie. Wel kun je een goede planning voor je team maken. Maar wat gebeurt er als er vlak voor de vakantie een collega uitvalt van stress of oververmoeidheid?

Een plan voor preventie van burn-out

Maak met je team een plan om ook in de piek periodes de vinger aan de pols te houden. Ga er niet vanuit dat Annemarie het werk wel overneemt wanneer haar collega Thom ziek thuis zit en twee andere collega’s hun vakantie gaan opnemen. Je kunt niet alles voorzien, maar je kunt er wel voor zorgen dat die collega’s op vakantie kunnen gaan en dat de collega die dan het fort bewaakt zich niet volledig alleen voelt.

Maak een plan om te voorkomen dat de teamkamer helemaal leeg is en dat je in paniek uitzendbureaus moet gaan bellen om een student in te huren die geen idee heeft wat de bedoeling is. Maak een plan met je team om voor voldoende rustmomenten en korte periodes van vakantie tussendoor te kunnen nemen. Zo is het voor iedereen leuk om ook in de drukke periode met minder personeel op de vloer toch te blijven werken.

Scheve verhoudingen door vakantie planning

Wanneer er geen communicatie is binnen een team, kunnen er scheve verhoudingen ontstaan rondom vakanties. Zo kan collega Annemarie met kinderen haar vakantie geboekt hebben tijdens de schoolvakantie periode. Echter, collega Loes heeft geen kinderen, maar wilde diezelfde week vrij vanwege de bruiloft van haar zus. Ze hebben beide hard gewerkt en verwachten nu wat flexibiliteit van het team en de manager, nu zij vrij willen nemen.

Hoe ga je daarmee om? Maak hierover vooraf afspraken met het team, leg uit dat je een team runt dat samen de vakanties moet bemensen. Zo voorkom je nare discussies of boze collega’s die niet langer volle kracht aan de slag gaan. Houd ook de vinger aan de pols bij collega’s die overuren maken of die signalen geven van vermoeidheid en stress.

Eén collega is uitgevallen en de rest van het team wil met vakantie

Een rampscenario natuurlijk, maar zonder een gedegen plan en goede communicatie binnen het team kan het gebeuren dat collega Marijke met een burn-out thuis komt te zitten in mei en in de zomermaanden nog niet terug is. Mogelijk mag ze wel een uurtje per dag wat doen, maar dat mag dan ook aangepast werk zijn. Naast het traject volgen voor re-integratie, ben je als manager dan ook de ballen in de lucht aan het houden voor de werkzaamheden die het team uitvoert.

Voorkomen is beter dan genezen

Ga in deze periode met mij in gesprek over hoe ik jullie team kan begeleiden om eerder de signalen te herkennen, eerder het gepreek samen aan te gaan en te kijken hoe je deze zomermaanden fijn doorkomt. Met vakanties voor teamleden die hard gewerkt hebben en voldoende rust voor de collega’s die het werk opvangen.

Stuur mij een bericht over de mogelijkheden

Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen in dit geval, praat met je team over hoe het gaat. Hoe voelt een ieder zich, wat hebben ze nodig van jou als leidinggevende of hun collega’s? Meer weten over mijn aanpak? Ik bied een aantal interventies, zoals een workshop voor het hele team om beter om te gaan met stress. Ook plan ik een 2-daagse training voor leidinggevenden om preventieve maatregelen in te zetten. Stuur mij een bericht, dan spreken we hier verder over in een gratis adviesgesprek.