Hoe bereikbaar moet jij zijn?

Focus en aandacht voor je werk zijn belangrijk, ontspanning is dat ook

Sinds we meer thuis zijn gaan werken na de Covid-19 pandemie is de werkdruk voor een deel verplaatst van het kantoor naar de thuiswerk locatie. Dit betekent dat we als werknemer vaker ‘nog even de mail checken’ of s’ avonds het werk van de volgende werkdag voorbereiden. ‘Zo blijf ik bij’ denk je dan. Of mogelijk heb je het gevoel dat je leidinggevende niet gelooft dat je de hele dag werkt als je niet regelmatig op rare tijden iets van je laat horen.

Altijd bereikbaar zijn is niet goed voor je prestaties

Dit gevoel van continue bereikbaar moeten zijn doet weinig mensen echt goed. De grens tussen werk en privé is met het thuiswerken een stuk minder duidelijk geworden. Ook de kwaliteit van thuiswerken laat soms te wensen over, wanneer we aan de keukentafel een presentatie moeten voorbereiden en tegelijk op de kinderen willen letten.

Een voorbeeld situatie is bijvoorbeeld wanneer twee collega’s overleggen over een vraag waar een van hen mee zit. Het is een lastige vraag, maar eigenlijk niet heel dringend.

“Ja dat weet Menno wel, hij heeft vandaag toch een parttime dag?” zegt de ene collega. Een andere collega komt erbij: “Oh je kunt Menno gewoon even appen heeft hij gezegd, als het belangrijk is. Dat vind hij echt niet erg.” Als leidinggevende zou je eigenlijk dan willen zeggen dat ontspanning en vrije tijd ook ontzettend belangrijk zijn. Is de vraag niet anders op te lossen? Of de dag erop?

Of stel je een thuiswerk situatie voor, waarbij je tussendoor even de hond gaat uitlaten of een boodschap wil doen. Dat kan wel maar dan moet je ook in het weekend nog even dat rapport afmaken en een telefoontje na het avondeten opnemen. Je staat hierdoor eigenlijk altijd aan. De grenzen tussen werk en privé gaan dan vervagen.

Teveel bereikbaar zijn zorgt voor meer stressklachten

Voor mensen die dicht tegen een burn-out aanzitten, is continue bereikbaar zijn een grens die zij zo snel mogelijk moeten sluiten. Het is al vermoeiend om onder de druk te werken die jij jezelf opgelegd hebt, maar wanneer collega’s in een team app alvast een meeting van de volgende dag bespreken, voel je dat je er niet meer bij hoort wanneer jij je telefoon na het 8 uur journaal op stil zet.

Als leidinggevende denk je misschien dat je het team veel ruimte kunt geven door de werktijden te verruimen. Of je geeft een collega een mobiele telefoon om bij cliënten langs te kunnen gaan en dan thuis het rapport uit te werken bijvoorbeeld. Mag het zakelijke toestel dan ook uit wanneer zijn werkdag over is? Een telefoon van de zaak is lang als status symbool gezien maar het kan ook een hoop extra druk geven om altijd bereikbaar te moeten zijn.

Wanneer is je werkdag echt over als je ook s’ avonds nog tot laat zit te werken en je nog mails stuurt naar je teamleden. Verwacht je van je medewerkers dat zij die mail ook in de avond lezen, bijvoorbeeld op de mobiele telefoon tijdens het kijken van een spannende voetbalwedstrijd? Ook als leidinggevende kun je zorgen dat je grenzen bewaakt. Een collega kan wel aan het werk zijn buiten de kantoortijden. Bijvoorbeeld om iets af te maken of de urenregistratie bij te werken buiten de werktijden. Maar zorg dan dat mensen niet bereikbaar hoeven te zijn voor collega’s of klanten.

Goede afspraken over werktijden

Maak goede afspraken over werktijden en bereikbaarheid. Dit begint bij afspraken maken over wat de verwachtingen zijn van de werktijden en hoe je team deze invult. Bij een team dat volledig op kantoor werkt kun je ook niet alles in de gaten houden. Ook dan zijn mensen even afgeleid, appen ze met een vriend of hun moeder of plannen een afspraak bij de tandarts. Verwacht je dan ook dat zij altijd met focus bereikbaar zijn voor elke vraag en alles wat bij het werk hoort?

Is het voor de werkzaamheden of de klanten van belang dat er 24 uur per dag iemand de telefoon opneemt of mail of apps opvolgt? Dan kan je afspreken dat mensen in wisseldiensten werken of deze extra uren buiten de kantoortijden samen verdelen. Dit zijn andere afspraken, dan voor collega’s die buiten de verwachtte werktijden nog extra taken oppakken en bereikbaar zijn voor vragen.

Zelf ook de bereikbaarheid beperken

Als je zelf iemand bent die graag avonds werk, of in het weekend. Bedenk je dan dat dit oké is, omdat je er zelf voor kiest en dit voor jou goed werkt. Bedenk je ook dat de rest van het team mogelijk op die uren voor ontspanning kiest. Een werknemer wordt niet beter in het uitvoeren van zijn of haar werk wanneer dit 24/7 doorgaat. Er is een balans nodig tussen werk en ontspanning. Zelfs een simpele vraag of ‘even iets checken’ kan bij de ander ervoor zorgen dat zij teruggetrokken wordt in die werksfeer en niet meer in de ontspanning zit van vrije tijd.

Mijn Stress de Baas

Vind je het lastig om dit soort situaties met je team te bespreken Als stress- en burn-out coach organiseer ik onder andere trainingen en workshops voor leidinggevenden en teams. Stuur mij gerust een mailtje nathalie@nathalieleenen.nl