Eerder de signalen herkennen van overbelasting om uitval te voorkomen

Herken eerder de signalen van overbelasting en te weinig ruimte voor collega’s in je team zodat je uitval kunt voorkomen door meer aandacht voor werkgeluk.

Als Stress en burn-out Herstel coach wil ik vooral organisaties en teams leren om de signalen eerder te herkennen. Wanneer is iets teveel? Teveel werk bijvoorbeeld? Is dat een X aantal uren of is het eerder de hoeveelheid verschillende taken die bij één teamlid liggen? Hoe kom je erachter waar het probleem zit bij jouw eigen team? En wat zijn de signalen die je collega’s geven. Soms onbewust, dus wees alert als leidinggevende maar ook in je rol als collega.

Te veel werk voor één persoon

Wanneer iemand in deeltijd werkt, bijvoorbeeld 4 dagen per week en er altijd is, dan heeft die persoon waarschijnlijk teveel taken of teveel verantwoordelijkheidsgevoel. Dat eerste kun je oplossen door met die persoon in gesprek te gaan en dat tweede punt ook.

Want waarom pakt iemand meer werk op dan ze in die 32 uur kan wegwerken? Waarom schrijft ze niet alle uren die ze wel maakt? Wat is de verdeling in het team? Dragen alle teamleden evenveel bij, maar is het werk dan nog niet gedaan?

Een voorbeeld, je werkt als leidinggevende op een afdeling en ziet twee collega’s die vaak overleggen over de werkzaamheden. Collega Susan werkt veel extra uren, naar eigen zeggen “Omdat ze het graag doet, niet erg vindt”. Daarnaast heb je collega Nadine, die regelmatig wat eerder stopt met werken. Haar reden is dat zij dan al klaar is met haar werkzaamheden en thuis twee kleine kinderen heeft. Misschien zijn deze twee teamleden zich er niet van bewust dat ze samen een scheve balans in hun team in stand houden. Praat hierover, maak het bespreekbaar en ga niet uit van een slechte werkhouding of dat een collega het wel prima vindt om altijd extra werk op te pakken. Open het gesprek.

Wanneer er geen ruimte is voor eigen invulling

Op een drukke afdeling moet iedereen zoveel mogelijk taken afvinken binnen de werktijd die beschikbaar is. Daar valt het werk met de mensen onder, de klant of de patiënt maar ook  de administratie, team overleg, opnemen van de telefoon en ga zo maar door. 

Wanneer er genoeg taken liggen voor één collega om in die 8 uur wel 2 werkdagen te proppen, is het lastig om haar eigen invulling aan haar werk te geven. Een persoonlijk praatje wanneer zij bij een klant langsgaat. Of een geruststellend woordje wanneer iemand opbelt met vragen die niet direct beantwoord kunnen worden. Wanneer er geen ruimte is om als persoon aanwezig te zijn in je werk, gaat je werk al snel zwaar aanvoelen. Dan is het al snel een belasting en voelt het zwaar en lang duren. Daarmee gaat de werkmotivatie omlaag en als je pech hebt, ook de kwaliteit van het werk.

Kijk wat er in jouw team nodig is voor de verschillende teamleden. Eenmalig wat meer tijd investeren om dit te bespreken zorgt op de lange duur voor structureel werkgeluk. Met als resultaat minder uitval door ziekte als gevolg van vermoeidheid of burn-out.

Wanneer de emotionele belasting te hoog wordt

Zeker in de Zorg en Welzijn sector zien we dat het werk niet alleen fysiek zwaar is voor de collega’s, maar zeker ook mentaal. Mensen zijn ziek of kunnen minder zelf doen door een beperking. Niet elke patiënt is lief en geduldig en bijvoorbeeld een overlijden van een patiënt of klant kan heel dichtbij komen voor een zorgmedewerker. Die dame of heer heeft zij al heel lang op haar lijst staan, ze gaat er regelmatig naartoe of hij is al tijdenlang patiënt.

Geef ruimte aan emoties en ook aan het praten over zaken die lastig zijn maar die bij het werk horen. Laat mensen dit niet zelf uitzoeken maar plan bijvoorbeeld een praatgroepje in en neem zelf de tijd om regelmatig in te checken bij je team. Zeker vlak nadat er iets heftigs is gebeurt waar een collega misschien luchtig over wil doen, maar dat ook wel pijnlijk kan zijn.

Soms willen we iets te snel achter ons laten, wegduwen zodat we het maar niet hoeven te voelen. Als het dan een paar maanden of zelfs jaren later alsnog naar boven komt, heb je er vaak meer en veel langer last van. Dit kan dan ook leiden tot uitval binnen je team.

Ik ga graag vrijblijvend met je in gesprek over deze voorbeelden of over andere situaties die kunnen spelen binnen een team. Als leidinggevende of als collega kun je veel signalen vroeg oppikken en hierover praten met elkaar. Soms is dat fijn om te doen met iemand die van buitenaf met een professionele blik meekijkt. Ik kan begeleiden en advies geven, voordat iemand echt uitvalt en het probleem van hoge werkdruk en belasting nog meer groeit.