Door het uitspreken van de verwachtingen, wordt elke samenwerking makkelijker

In een grote organisatie met verschillende afdelingen is gekozen voor een nieuw software pakket waar de afdeling Finance mee gaat werken. Voor de afdeling Finance ligt er een grote klus op tafel, waarvoor zij gaan samenwerken met een team van IT’ers. Dit team werkt binnen dezelfde organisatie, maar zij hebben nog niet eerder samengewerkt. De managers van beide teams hebben een aantal keer om de tafel gezeten met elkaar om uit te leggen hoe dit nieuw software pakket moet worden geïnstalleerd en waar het voor gebruikt gaat worden.

Waar ligt het probleem?

In de praktijk gaat een groot deel van het project over het overzetten van een bulk aan data van de afdeling Finance. Vooral vertrouwelijke data, zoals salaris informatie, verzuimcijfers en andere cijfers die met zorg moeten worden behandeld. Twee collega’s van de afdeling Finance hebben hier geen vertrouwen in en werken de boel flink tegen. Er komt geen duidelijkheid over een proces dat de IT manager heeft voorgesteld. Sluit dit aan bij de wensen of missen er nog stappen?

De leidinggevenden gaan samen om de tafel zitten met de betrokken personen en merken al snel dat de discussie niet gaat over het proces in het nieuwe software systeem, maar over de veiligheid van vertrouwelijke gegevens. Ze laten elkaar niet uitpraten en er worden zelfs verwijten over en weer gedaan tijdens het gesprek.

Met de handen in het haar verlaten ze de meeting en zijn ze beiden nog geen stap verder. Het project wordt even stil gelegd, totdat er meer duidelijkheid is. De manager gaat samen met mij in gesprek om te zien hoe we deze vertrouwensbreuk kunnen herstellen en tot de kern kunnen komen van de vraag: Kunnen we nu verder samenwerken aan de implementatie van het nieuwe systeem?

Waar zit hier de oplossing?

Hiervoor is het belangrijk dat beide partijen kunnen uitspreken waar zij het grootste belang zien en dat zij van elkaar begrijpen dat dit niet hoeft te botsen. De twee partijen gaan samen dit project aan, vanuit elk een eigen visie. Maar de IT ’manager hoeft de cijfers niet in te zien om de data te kunnen overzetten. Omgekeerd hoeft de Finance medewerker niet precies te snappen hoe een proces aan de achterkant werkt wanneer hij uren van een project gaat koppelen aan een factuur.

Door met elkaar uit te spreken waar de zorgen liggen en die ook bij elkaar weg te nemen en naar elkaar toe te praten, komen deze teams eruit en kunnen ze het project weer oppakken. Zij hoeven niet als persoon te veranderen, het project hoeft niet met vele uren en Euro’s omgegooid te worden. Het gaat hier om communicatie en het uitspreken van verwachtingen.

Samenwerken kan spannend aanvoelen

Toch vinden veel mensen dit nog heel spannend, we weten wel dat we ergens een andere visie op hebben omdat we andere expertise en ervaring meebrengen naar het project. Dat maakt niet dat de ene visie beter is of dat hier eerder naar geluisterd moet worden dan de andere visie. Samenwerken is niet altijd een leider volgen en maar doen wat er moet gebeuren. Door eerst de tijd te nemen om naar elkaar te luisteren en vragen te stellen en te beantwoorden kan een project veel sneller en makkelijker uitgevoerd worden.

Zelf advies nodig bij een grote verandering?

Merk je dat het binnen jouw organisatie spaak loopt wanneer 2 teams gaan samenwerken? Of dat er een grote verandering niet lekker wordt ingevoerd?

Neem contact met mij op, dan kijk ik mee naar de situatie en bespreken we welke bijdrage ik hierin kan leveren. Laat het probleem niet liggen en stap er niet overheen, kom vrijblijvend met mij in gesprek en zie hoe goed die samenwerking ook kan gaan.

Neem direct contact op: https://www.nathalieleenen.nl/werkgevers/contact/